Skip to content

KPI

2 September 2011

Bulan November adalah bulan yang mendekati akhir tahun. Organisasi dan perusahaan sudah bersiap melakukan evaluasi serta menentukan rencana-rencana tahun depan. Seperti juga dengan pabrik tempe tempat saya mburuh, sekarang sedang disibukkan dengan evaluasi hasil kinerja selama setahun kemarin dan sibuk membuat rencana untuk tahun ke depan. Ya sesuai dengan judulnya, sibuk dengan laporan KPI masing-masing.

Saya batasi saja bahasan tulisan kali ini. KPI yang dimaksud dari judul adalah Key Performance Indicators yang diartikan sebagai cara suatu organisasi untuk mendefinisikan dan mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan – tujuannya. KPI ini juga dikenal sebagai KSI atau Key Success Indicators.

Arti KPI secara definisi sebagai berikut :
Key : hal mendasar dan sangat penting dalam memperoleh keunggulan yang kompetitif serta menetukan keberhasilan atau kegagalan organisasi.
Performance : Hal yang berkaitan dengan kinerja yang jelas dan dapat diukur, dihitung dan mudah dikontrol oleh organisasi.
Indicator : Menampilkan data sebagai informasi tentang kinerja yang telah dicapai dan sebagai pertimbangan untuk masa mendatang.

Organisasi atau perusahaan pasti mempunyai tujuan untuk jangka waktu ke depan, 1 tahun, 5 tahun, 25 tahun bahkan 100 tahun ke depan. Salah satu alat pengukur tercapainya tujuan bisa menggunakan KPI. Tujuan organisasi yang telah dibuat diterjemahkan ke dalam poin-poin KPI pada masing-masing departemen. Kemudian poin-poin KPI departemen akan dijabarkan lagi oleh masing-masing group yang akan menjadi tanggung jawab PIC yang berkompeten di bidangnya.Biasanya tujuan organisasi dibuat untuk pertimbangan jangka panjang, oleh sebab itu definisi dari KPI yang telah ditetapkan kerap tidak berubah, apa dan bagaimana pengukurannya. Sedangkan tujuan KPI dapat berubah sejalan dengan tujuan perubahan organisasi atau karena mendapat jalan yang lebih dekat untuk mencapai tujuan.

Organisasi atau perusahaan menggunakan KPI sebagai alat pengukuran kuantitatif yang memperlihatkan faktor-faktor keberhasilan dari tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu KPI juga dipakai sebagai salah satu alat untuk mengukur performa dari para karyawannya. Penerapan KPI pada suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lain tergantung pada kondisi dan situasi.

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali terdengar penilaian-penilaian yang sebenarnya masih abstrak, bersifat kualitatif, ukuran perbandingannya belum jelas. Oleh sebab itu KPI digunakan untuk mengukur hal-hal yang abstrak tersebut. Seperti contoh : mutu terjamin, pabrik tempe nomer 1, terdepan dalam inovasi, karyawan teladan, teknologi canggih, kekuatan pikiran, dan lain sebagainya. Penilaian-penilaian tersebut bisa rancu kalau tidak ada alat ukur yang jelas yang bisa dipertanggungjawabkan. Saya mengambil satu contoh saja, slogan “mutu terjamin” akan berbeda dari organisasi yang satu dengan yang lain menurut definisi masing-masing organisasi.
pabrik 1 : mutu terjamin = komplain dari pelanggan di bawah 100 kali per tahun
pabrik 2 : mutu terjamin = rasio produk gagal dari proses dibawah 0.05%
pabrik 3 : mutu terjamin = spesifikasi pemenuhan standar mencapai 5.1 sigma
pabrik 4 : mutu terjamin = nilai kepuasan pelanggan mencapai 90% dari hasil survey
dll
Dengan menggunakan KPI ini, poin yang tadinya tidak terukur menjadi sesuatu yang bisa dibandingkan. Melihat dari definisi “mutu terjamin” dari keempat pabrik di atas meskipun parameter pembandingnya tidak sama tetapi pelanggan bisa menakar kapasitas pabrik-pabrik tersebut dengan sesuatu yang terukur, pelanggan bisa menentukan mana pabrik yang terbaik berdasarkan data hasil pengukuran.

Tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan terbagi menjadi 2 sifat yaitu Top down dan Bottom up. Dari definisinya sudah bisa ditebak bahwa Top down adalah top manajemen menentukan tujuan perusahaan baru kemudian masing-masing departemen mempuat KPI yang menterjemahkan tujuan perusahaan sesuai dengan kaitannya masing-masing. Sedangkan Bottom up adalah kebalikannya, departemen membuat KPI kemudian top manajemen merangkum menjadi satu tujuan perusahaan yang utuh.

Sistem Top down terlihat seperti “one man show” dari top manajemen karena tujuan muncul dari hasil pemikiran Top manajemen. Hal ini sering muncul pada organisasi yang mempunyai pemimpin yang visioner, memikirkan kondisi organisasi lebih jauh ke depan daripada bawahannya bahkan kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga sudah dipikirkan oleh pemimpin yang menggunakan sistem KPI bersifat Top down ini. Penggunaan sifat Top down ini sangat menghemat waktu dan tenaga karena tujuan dan cara yang akan ditempuh sudah jelas tinggal bagaimana cara menjabarkan pada bidang masing-masing. Sistem KPI yang bersifat Top down juga mempunyai kendala bagi organisasi yang mempunyai karyawan bukan visioner, bingung menterjemahkan visi pemimpin yang tidak rasional, apalagi pemimpin yang tidak mempunyai integritas di mata karyawannya.
Penjabaran KPI turun hingga ke KPI individu setiap karyawan. Setiap karyawan memiliki keahlian khusus untuk menyelesaikan tugas yang telah dibebankan kepadanya. Itu sebabnya perusahaan memilih karyawan yang berkompetensi untuk mengisi tanggung jawab pada posisi-posisi tertentu karena menyangkut tercapainya tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

———
Ada lanjutannya.
Masih sibuk, apdet kejar tayang. Maaf kalau tulisan antar paragraf melompat-lompat.

No comments yet

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: