Lanjut ke konten

7 Waste

30 Desember 2011

Postingan kali ini berbicara tentang kondisi produksi. Untuk beberapa orang proses akan sering menemukan apa yang saya bicarakan kali ini, bahkan anda pun bisa dengan mudah mencarinya di mbah Google, jutaan jumlahnya. Saya hanya menuliskan ulang tentunya dengan versi saya sendiri. Silakan menyediakan teh hangat atau kopi di samping anda dalam membaca artikel ini.


1. Pengantar
Waste dalam bahasa sehari-hari proses dinamakan pemborosan. Pemborosan bisa berbentuk apa saja baik yang terlihat maupun yang tidak terlihat, kalau diperhatikan secara lebih, ternyata banyak sekali ditemukan pemborosan yang ada di lingkungan kerja.
Saat pabrik atau perusahaan sedang dalam kesulitan untuk mendapatkan keuntungan, pabrik cenderung mengabaikan berbagai pemborosan yang mengelilinginya dan mengabaikan kesempatan untuk meningkatkan perbaikan. Mereka cenderung hanya melihat waktu sebagai sesuatu yang menambah nilai, misalnya waktu yang dihabiskan dalam pembuatan suatu barang. Bingung ya?
Harusnya pabrik melihat waktu sebagai sesuatu yang mengurangi nilai jika salah dalam menggunakannya. Pabrik harus membuat tindakan-tindakan untuk mempercepat perbaikan-perbaikan operasional sehingga kegiatan di tempat kerja menjadi lebih efisien.
Dari beberapa pengalaman saya dalam mengaudit proses pabrik sebelah, secara offline saya mengajak ngobrol orang-orang di pabrik untuk mengetahui bagaimana proses mereka berjalan.

mandor produksi: “Semua Karyawan di sini sedang bekerja dengan sangat keras. Kami melakukan apa saja yang memungkinkan untuk perbaikan tempat kerja. Hal itu sangat membutuhkan waktu untuk mencapai target yang diinginkan.”
Kepala bagian : “Saya kesulitan untuk mencapai target yang ditetapkan. Tekanan-tekanan yang muncul dari yang punya pabrik tidak membuat saya menemukan hal-hal yang perlu diperbaiki. Peningkatan produktifitas dan kualitas masih belum memunculkan suatu tindakan yang riil karena proses produksi tidak berkembang.”

Yang punya Pabrik: “Saya menerapkan banyak hal seperti : melakukan pelatihan SPC (Statistical Process Control), kegiatan Gugus Kendali Mutu (ISO 9001), memasang Kotak saran. Selain itu saya juga menggunakan program MRP (Material Requirement Planning), bahkan menggunakan penyimpanan otomatis dan sistem robot. Namun dengan semua itu, saya merasa semua itu masih belum berjalan baik. Sebagai contoh, jumlah surat dari Kotak saran sangat sedikit, mesin-mesin masih sering berhenti (break down), tingkat kualitas tidak setinggi seperti yang diinginkan, plan berubah-ubah secara tiba-tiba dan masih banyak lagi yang lainnya. Karena keadaan ini, saya menghabiskan terlalu banyak waktu mencari pemecahan-pemecahan dan menghadiri pertemuan-pertemuan harian.”

CEO : “Saya tidak habis pikir dengan apa yang sedang terjadi. Seminar dan konferensi sudah banyak saya ikuti, selain itu saya juga menggunakan konsultan untuk membantu. Tetapi yang ada hanyalah dokumen, kertas, penggalan-penggalan pemikiran dan lainnya yang masih belum bisa saya gabungkan menjadi suatu rencana tindakan.”

Seperti itu hasil ngobrol saya dengan pabrik sebelah, semoga saja tidak terjadi di pabrik sampeyan.

Mungkin dari pembaca pernah memasuki area pabrik. nah kegiatan-kegiatan yang umum ditemukan di dalam pabrik sebagai berikut:
Pada suatu area kerja, terlihat karyawan sedang mengangkat bahan-bahan yang berat dengan tangannya.
Di tempat lain terlihat karyawan bekerja dalam rasa takut, jangan-jangan produksi hari ini tidak tercapai karena produk yang dihasilkan sebelumnya ternyata kualitasnya di luar batas toleransi.

Terlihat juga karyawan yang memperhatikan mesin, memilih-milih parts yang bagus dan rusak.
Di tempat lain ada karyawan yang sedang menunggu pengiriman material, penyusunan persediaan dan perbaikan kerusakan mesin.
Analisis awal, karyawan yang bekerja itu bekerja karena ada sesuatu yang harus dikerjakan, bukannya bekerja dengan mengikuti prosedur resmi atau disiplin. Jika sudah begitu timbul pertanyaan, berapa banyak dari kegiatan-kegiatan tersebut yang benar-benar dibutuhkan untuk kegiatan produksi? Berapa banyak kegiatan yang menambah nilai pada produk dibandingkan hanya menghabiskan biaya saja? Berapa banyak kegiatan yang berhubungan dengan sesuatu yang pelanggan?

2. Apakah Pemborosan Itu ?
Untuk definisi saya mengutip saja dari Toyota. Pemborosan adalah “segala sesuatu selain jumlah minimum peralatan, material, parts, ruang dan waktu pekerja yang benar-benar harus disediakan untuk menambah nilai pada produk.” Jadi selain hal-hal yang diseburkan di atas, apapun kegiatannya sudah pasti pemborosan. Kemudian Toyota memberikan definisi yang lebih mudah “Jika tidak menambah nilai, itu adalah Pemborosan.”
Jika memperhatikan apa yang dilakukan karyawan, sering ditemukan 95 % waktu karyawan tidak digunakan untuk menambah nilai pada produk, bahkan hanya menambah biaya. Untuk material yang diproses di pabrik, sering juga ditemukan bahwa lebih dari 95 % waktu yang ada, material berada di tempat penyimpanan menunggu untuk dikirim, diproses atau diperiksa. Demikian juga mesin-mesin yang membuat produk rusak, atau malah hancur. bahkan sering masih berada dalam perbaikan.
Setiap waktu pabrik selalu berusaha untuk mencari cara bagaimana meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya-biaya. Pemborosan atau inefisiensi yang terjadi pada proses bisnis sehari-hari di pabriknya tentunya sangatlah kontra-produktif dengan semangat tersebut. Karena itu setiap pabrik yang ingin maju haruslah mampu mengidentifikasi pemborosan-pemborosan apa saja yang masih terdapat didalamnya, untuk kemudian berusaha semaksimal mungkin mengeliminasinya.
Selain dapat meningkatkan pendapatan dan menurunkan biaya, manfaat lain pengurangan pemborosan antara lain mampu meningkatkan kualitas produk dan layanan yang dihasilkan, mengurangi tingkat frustrasi pekerja, hingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Orang-orang boleh berkata “Kita sudah tahu itu semua”. Tetapi pertanyaannya adalah apa yang sebenarnya bisa dilakukan lakukan untuk mengurangi Pemborosan ini? Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk menghilangkan Pemborosan ini?

3. 7 Waste
Untuk bisa menjawab pertanyaan di atas, maka pemborosan harus diindentifikasi terlebih dahulu agar penangan yang dimunculkan bisa tepat sasaran. Proses produksi secara signifikan berbeda antar pabrik, apapun kegiatan yang dilakukan di dalam pabrik, apapun produk yang dihasilkan, bentuk pemborosannya sangat mirip. Nah, karena mirip itulah Toyota mengelompokkan pada 7 tipe pemborosan yang paling menyolok setelah bertahun-tahun melakukan aktivitas perbaikan.

Tujuh pemborosan dikenal sebagai “MUDA”. “7-MUDA” yang dikembangkan oleh seorang pemimpin di Toyota, Mr. Taiichi Ohno.
1. Produksi berlebih – Overproduction
2. Menunggu – Waiting
3. Memindahkan – Transporting
4. Proses – Processing
5. Persediaan – Inventory
6. Gerakan – Motion
7. Cacat – Defects

7 type pemborosan atau 7 waste ini tidak ada salahnya untuk kita pelajari sebagai tambahan pengetahuan, syukur kalau proses masing-masing pembaca bisa menemukan formula yang lebih jitu dari yang dipaparkan oleh Toyota.

1. Produksi berlebih
Produksi berlebih dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya. Toyota menyimpulkan pemborosan ini adalah yang paling buruk yang sering ditemukan di pabrik. Pemborosan ini disebabkan pembuatan produk lebih banyak jumlahnya dari jumlah yang dibutuhkan. Pada saat permintaan cenderung meningkat, efek dari pemborosan ini mungkin tidak terlihat, namun saat permintaan menurun, efek pemborosan ini berlipat ganda dan pabrik sering terjebak masalah dalam penyelesaian produk yang tidak terjual sebagai persediaan (stock) yang besar.
Pemborosan ini akan menghabiskan bahan baku dan meningkatkan upah untuk pekerjaan yang tidak dibutuhkan, membuat persediaan yang tidak perlu yang butuh tambahan penanganan material, ruang penyimpanan dan tambahan kertas­kertas kerja, komputer, serta kerja forklift dan gudang, dan yang lainnya.

Lebih jauh lagi kelebihan barang jadi menyebabkan kebingungan tentang apa yang perlu dilakukan lebih dulu. Ini juga mengalihkan konsentrasi karyawan dan menghalangi mereka untuk fokus pada objek atau masalah yang muncul tiba-tiba sehingga membutuhkan tambahan pengawasan untuk karyawan dalam proses bekerjanya. Karyawan kelihatan sibuk padahal mereka melakukan yang tidak perlu, bahkan membutuhkan tambahan peralatan sehingga keluar biaya lagi.
Karena produksi berlebih ini menciptakan banyak kesulitan yang mengaburkan masalah yang lebih besar dan mendasar, sehingga bisa disimpulkan pemborosan ini merupakan pemborosan yang paling buruk dan harus dihilangkan. Pemecahan sederhana, pertama-tama harus dimengerti bahwa mesin dan karyawan tidak harus dimanfaatkan secara penuh, selama masih bisa memenuhi permintaaan.
Jika terjadi produksi berlebih, langkah yang harus dilakukan adalah dengan cara menutup keran, diperlukan keberanian dalam mengambil langkah ini karena masalah yang tersembunyi oleh produksi yang berlebihan akan terungkap. Konsepnya adalah hanya menjadwalkan dan memproduksi apa yang segera bisa dikirim dan memperbaiki changeover mesin atau memperpendek waktu set-up.

Karyawan harus ditanamkan cara berpikir bahwa proses berikutnya adalah “pelanggan-pelanggan mereka”, karena pekerjaan proses berikut menggunakan hasil kerja dari proses sebelumnya. Maka harus dipastikan bahwa hanya karyawan hanya memproduksi sesuai dengan jumlah yang diinginkan pelanggan dengan kualitas tinggi, biaya rendah, dan pada waktu dibutuhkan.

2) Menunggu
Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktivitas apapun.
atau
Setiap saat waktu berjalan barang-barang tidak berpindah atau tidak diolah.
Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kentara dan banyak terjadi di organisasi apapun.
Jika pemborosan produksi berlebih tidak mudah untuk diidentifkasi karena karyawan disibukkan oleh pekerjaannya mengurus barang jadi -meskipun pekerjaannya tidak menambah nilai produk- tetapi pemborosan menunggu / waktu tunda biasanya lebih mudah dilihat.
Kejadian ini muncul karena tidak ada inisiatif untuk menghilangkan pemborosan ini. Masalah menunggu tidak diungkapkan secara jelas dan kadang-kadang masalah diselesaikan sendiri oleh karyawan tanpa diketahui mandornya. Meskipun beberapa mandor lebih suka membiarkan keadaan ini selama masih mencapai target dan sesuai dengan jadwal produksi. Tetapi kondisi seperti itu tidak bisa dibiarkan.
Lebih dari 95% material diolah dengan cara pengolahan batch tradisional dan antrian. Material siap proses menghabiskan banyak waktu menunggu untuk diolah atau menunggu proses berikutnya.
Hal ini terjadi karena aliran material yang buruk, waktu pengolahan produksi yang terlalu lama, dan jarak antara proses kerja satu ke yang lainnya terlalu jauh. Penanganannya sebenarnya mudah yaitu menghubungkan antar proses agar pasokan secara langsung dipakai ke dalam proses berikutnya

3) Memindahkan – Transporting
Memindahkan atau mengangkut produk dari proses ke proses adalah kegiatan yang tidak menambahkan nilai ke dalam produk. Pergerakan yang berlebihan dan penanganan yang berlebihan bisa menimbulkan kerusakan serta kemungkinan mengakibatkan turunnya mutu produk.
Hal ini sering disebabkan oleh layout pabrik yang buruk dimana proses sebelumnya atau proses berikutnya terletak saling berjauhan. Karyawan pengangkut material terbiasa dengan menangani proses pemindahan barang, padahal hal ini memunculkan biaya proses yang tidak menambahkan nilai jika dilihat dari sudut pandang pelanggan. Jika mau diukur, anda akan tercengang setelah mengetahui berapa KM sebuah material berjalan di pabrik sebelum benar-benar jadi sebuah produk.

Pemborosan transportasi ini sulit dihilangkan karena proses pemindahan material dan proses produksi yang menyatu. Kendala yang Sering ditemui adalah sulitnya menentukan urutan proses, proses mana yang harus didahulukan dan proses mana yang harus menjadi proses berikutnya.
Untuk menghilangkan pemborosan ini harus ada perbaikan layout, koordinasi proses, metoda transportasi, penyimpanan, dan pengorganisasian tempat kerja harus dipertimbangkan dengan sungguh-sungguh.
Tata letak direncanakan dengan baik bisa mengurangi transportasi material yang tidak diinginkan. Selain itu juga bisa menghindarkan penanganan material yang berulang.Dengan memetakan aliran produk bisa membuat pemborosan ini lebih mudah dilihat.

4) Proses – Processing
Metode proses produksi itu sendiri bisa jadi merupakan sumber masalah yang menghasilkan pemborosan. Langsung saya berikan contoh saja.
Pekerjaan pemasangan metal, ternyata masih memerlukan pekerjaan tambahan untuk mengikir dan menghaluskan permukaan. Pekerjaan mengikir dan menghaluskan ini seharusnya tidak diperlukan jika proses pembuatan metal ditingkatkan detail serta mempertimbangkan kembali dari perancangan produk metal tersebut.
Contoh lain pada suatu barang, aspek-aspek pengecatan, pelapisan, atau proses pengencangan baut seharusnya tidak diperlukan lagi dalam pembuatan produk yang diinginkan.
Pada operasional mesin bor, karyawan masih harus mendorong bahan agar tekanan bisa sesuai dengan hasil yang diinginkan. Hal ini bisa dipermudah dengan memasang silinder atau rantai otomatis. Dengan kekuatan putaran motor misalnya digunakan untuk mendorong produk yang dikerjakan sehingga bisa mengurangi keterlibatan karyawan.
Sering terdengar istilah “membunuh nyamuk dengan bom”, hal ini terjadi di banyak pabrik. Penggunaan perlengkapan dengan tingkat akurasi tinggi dan mahal padahal sebenarnya cukup dengan alat yang lebih sederhana.
Lebih parah lagi pabrik-pabrik itu menganjurkannya dengan cara memaksimalkan penggunaan aset (memproduksi dengan cara berlebihan untuk meminimalkan pergantian proses) dengan maksud untuk menutup biaya yang tinggi dari pergantian peralatan ini.
Toyota terkenal dengan penggunaan peralatan otomatisasi berbiaya rendah digabungkan dengan manajemen bebas perawatan, bahkan sering menggunakan mesin yang lebih tua, investasi yang minim, perlengkapan yang lebih fleksibel, cellular manufacturing, dan menggabungkan setiap langkah-langkah secara signifikan yang akan mengurangi pemborosan proses yang tidak dibutuhkan.
Untuk itu dibutuhkan pemikiran-pemikiran yang inovatif yang mempermudah proses sehingga bisa mengurangi pemborosan pada bagian proses ini.

5) Persediaan – Inventory
Seperti yang telah dibahas di atas sehubungan dengan pemborosan kelebihan produksi, persediaan yang berlebihan juga meningkatkan biaya produksi. Persediaan ini membutuhkan tambahan dalam penanganan, ruangan, bunga pinjaman uang, tambahan orang, kertas kerja, dan lainnya.
Barang berlebihan dalam proses adalah akibat dari produksi yang berlebihan dan menunggu. Kelebihan persediaan cenderung menyembunyikan masalah di dalam pabrik yang seharusnya bisa dikenali dan diperbaiki untuk meningkatkan kinerja operasionalnya. Bertambahnya persediaan akan menyebabkan meningkatnya lead-time, menghabiskan luas lantai produktif, tertundanya identifikasi masalah, dan menghalangi komunikasi.
Masalah-masalah yang berhubungan dengan persediaan itu seharusnya tidak perlu, maka harus mencoba untuk mengurangi tingkat persediaan yang ada, Membuang material yang sudah tidak terpakai serta pengorganisasian tempat penyimpanan atau area kerja.
Solusi yang ditawarkan sebagai berikut:
Diusahakan tidak memasukkan bahan baku atau material dalam jumlah yang besar ke dalam pabrik. Solusinya adalah dengan cara pengiriman dicicil.
Tidak memproduksi barang yang tidak diinginkan oleh proses berikutnya.

Membuat produk dalam lot-lot yang kecil sehingga jika suatu saat terdapat perubahan plan yang mendadak tidak menimbulkan loss yang besar.
Dengan mulai mengurangi tingkat persediaan, maka dengan mudah akan menemukan lebih banyak masalah-masalah yang harus diarahkan sebelum tingkat persediaan dikurangi lebih jauh. Mengurangi persediaan akan menciptakan aliran langsung dari proses ke proses yang akan menghemat biaya.

6) Gerakan – Motion
Dari pengebangan definisi pemborosan di atas adalah “apapun yang dikeluarkan tetapi tidak menambah nilai pada produk sedapat mungkin harus dihilangkan.” Hal yang harus ditanamkan adalah “bergerak” tidaklah sama dengan “bekerja”. “Bergerak ” tidak otomatis menambah nilai pada produk. Pergerakan tangan, kaki, dan tubuh karyawan tidak selalu menambah nilai pada produk.
banyak contoh-contoh dari jenis pemborosan ini.
Seorang karyawan bisa disibukkan selama 3 jam mencari peralatan-peralatan ke sekeliling pabrik tanpa menambah nilai sedikitpun pada produk. Sebaliknya malah menambah biaya produksi dari 3 jam upahnya yang tanpa hasil dan 3 jam waktu produksi yang tertinggal untuk pengiriman ke pelanggan.
Mengangkat dan memindahkan mesin dimana pergerakannya bisa dikurangi dengan membuat komponen-komponen atau peralatan yang lebih dekat ke tempat penggunaannya atau bahkan bisa menghilangkan pergerakan dengan menggunakan sistem seluncur atau menggunakan ban berjalan.
Berjalan juga merupakan pemborosan gerakan, khususnya saat seorang karyawan bertanggung jawab pada pengoperasian beberapa mesin. Untuk itu mesin-mesin tersebut harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga waktu pergerakan karyawan bisa dibuat seminimal mungkin.
Pemborosan ini berhubungan dengan ergonomi yang bisa dianalisis di semua gerakan seperti menekuk, meregang, berjalan, mengangkat, dan menggapai. Ergonomi juga merupakan persoalan kesehatan, keselamatan dan keamanan bagi karyawan di perusahaan. Pekerjaan dengan gerakan berlebihan sebaiknya dianalisis dan dirancang kembali (dengan MODAPTS) yang melibatkan para karyawan pabrik untuk memperbaiki kinerjanya.

7) Cacat – Defects
Pada saat terjadi cacat produk, karyawan pada proses berikutnya akan menciptakan pemborosan dengan menunggu serta menambah biaya pada produk. Lebih jauh lagi diperlukan kerja ulang terhadap produk atau bahkan produk rusak dan harus dibongkar. Jika cacat terjadi pada proses pemasangan, diperlukan tambahan karyawan untuk membongkarnya kembali dan tambahan komponen untuk mengganti yang rusak.
Pemisahan material buruk dan material bagus juga membutuhkan tenaga, hal ini juga Menimbulkan pemborosan pada material dan sejumlah karyawan yang digunakan.
Bahkan jika produk cacat ditemukan oleh pelanggan setelah dikirim, hal tersebut malah lebih buruk lagi. Tidak hanya biaya jaminan dan tambahan biaya pengiriman tetapi nama baik usaha kita di pasar bisnis akan hilang.

Untuk mengatasi masalah ini, harus dibuat sistem yang bisa mengidentifikasi cacat atau kondisi yang dapat mengetahui kerusakan sehingga siapa saja yang ada di tempat itu dapat melakukan tindakan dengan segera. Tanpa sistem itu maka akan banyak rugi waktu.
Pada pabrik besar yang dengan mesin-mesin otomatis yang bisa menghasilkan produk dalam waktu singkat harus ada sistem yang otomatis juga dalam mengidentifikasi cacat atau kegagalan produk. Bagaimana mesin-mesin ini menghasikan produk yang baik dengan cepat jika tidak membangun sistem pencegahan dengan baik pula.
Pemborosan cacat dan produk gagal ini berdampak langsung kepada kelangsungan hidup pabrik dimana produk cacat mengakibatkan kerja ulang atau bahkan harus dibuang (scrap), biaya yang dikeluarkan pun luar biasa. Biaya-biaya ini termasuk mengkarantina persediaan, memeriksa ulang, penjadwalan kembali, dan kehilangan kapasitas. Di banyak pabrik, total biaya dari cacat sangat berarti bagi persentase biaya produksi. Bagaimana akibatnya bila produk cacat ditemukan di pelanggan? Berapakah biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan?
Oleh karena itu, pencegahan yang paling efektif terhadap produk cacat dan kegagalan produk ini adalah dengan melibatkan karyawan dalam melakukan perbaikan proses yang berkesinambungan. Partisipasi karyawan sangatlah besar dalam mengurangi cacat di proses kerja.

Demikian postingan saya kali ini, semoga anda pusing sebelum teh atau kopi anda habis.

2 Komentar leave one →
  1. 31 Desember 2011 15:09

    buru buru panggil geNDuk……. :P
    salam

    mandor
    genduk mana … genduk mana

  2. aldo permalink
    7 Maret 2012 07:00

    thanks artikel nya…

    mandor
    terima kasih kembali
    senang bisa membantu

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: